Coucou
Personnellement je pense que l'on ne pourra jamais contenter tout le monde, et qu'importe la méthode, la bonne foi et l'altruisme
Par exemple Morghanne et moi souhaitons vraiment participer aux IRLs Veilleurs mais les dernières, et celle qui arrive, tombent toujours aux dates où l'on est pas dispos ; ) çà n'est même pas une histoire de lieu pour le coup..
Pour toi c'est le lieu le plus dérangeant car il engendre un coût non négligeable. À noter quand même que suivant l'heure de départ et la façon de réserver le billet on peut voyager à moindre frais, mais çà dépend en effet d'où on habite

mais ceux qui habitent Lyon ou Bordeaux par exemple çà va ^^ (les 2 que j'ai testé sur le site sncf en TGV). Le 27 çà coûte moins de 60€ pour eux aller/retour

et çà tombe assez bien dans les horaires en comptant le temps de trajet

Bien entendu un aller/retour vers la province c'est le même ordre de prix donc çà n'est pas une excuse pour le faire sur Paris
Il faudrait voir où tu habites car 150€ je trouve çà vraiment super cher en comparaison des prix de Lyon et Bordeaux pour le même w-e !
À part çà, l'idée serait de faire 2 à 3 IRLs par an, et que ceux qui veulent orga dans leur contrée le fassent, çà fait toujorus du changement

Dans tous les cas çà ne fait pas très esprit Veilleurs de laisser aux dirigeants de la guilde le choix du lieu, de la date et de l'heure

çà n'est pas à eux de porter la responsabilité de cet évênement, sauf dans le cas où personne ne se bouge ou ne se prononce avant pour en organiser une

mais ensuite il ne faut plus se plaindre
Un truc simple, quelqu'un organise une IRL 3 mois à l'avance, il choisit le lieu, propose 2-3 dates et s'occupe de la réservation du restau de son bled, s'il n'a pas d'idée sur le restau, il en trouve quand même un par défaut et ceux qui s'y connaissent peuvent en proposer un autre au besoin.
Une fois que l'IRL est passée, on prépare le plus vite possible l'IRL suivante

(genre on laisse un mois pour se remettre des émotions et décuver) de préférence quelqu'un qui n'a pas été présent à l'IRL précédente pour cause de lieu propose un lieu et 2-3 dates, dans une idées de 2à3 IRL par an, et ainsi de suite.
Ce shéma vaut dans le cas où les gens se bougent et prennent les devants bien sûr

Un autre cas possible, quelqu'un veut absolument organiser qq chose (en laissant quand même 1 mois d'espace avec un précédent évênement sinon c'est trop), il porpose son lieu, sa date et demande qui veut (et peut) venir ! Même s'il n'y a qu'une dizaine de Veilleurs c'est toujours çà
Dans tous les cas, n'oubliez jamais vos appareils photos pour que les absents puissent profiter à postériori !
My 2 copecs ; )